Manajemen dan
Organisasi
Pengertian Manajemen
Manajemen
adalah perpaduan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengawasan/pengendalian untuk mencapai tujuan tertentu dalam
waktu tertentu. Ada juga yang mendefinisikan manajemen sebagai perpaduan
pelaksanaan fungsi-fungsi rencana, kerjakan, periksa dan aksi untuk mencapai
tujuan tertentu dalam waktu tertentu.
Dalam hal
ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :
1. Mary
Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
2. James
AF Stoner,
manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan
usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Luther
Gullick, manajemen suatu ilmu (science).
4. James
H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich,
manajemen
adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi
kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat
dilakukan seorang individu saja.
5. Karthryn
M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi
utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing),
memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).
6. Chuck
Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri.
Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di
lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer
tidak memiliki kemampuan teknis).
7. Murti
Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses
yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan
serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan
sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan
meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan
cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.
Fungsi Manajemen:
Empat
fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer
dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai
proses manajemen adalah sebagai berikut :
·
Perencanaan (planning).
Proses
untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus
diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan,
menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk
mengkoordinasikan kegiatan.
·
Pengorganisasian (organizing).
Proses pemberian tugas,
pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada
setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat.,
meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas
dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.
·
Memimpin (leading)
Proses
menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing
mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai
tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras
mencapai sasaran organisasi.
·
Pengendalian (controlling).
Proses
mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang
telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.
Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :
1. Manajer
bekerja dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer
bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.
3. Manajer
menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas
4. Manajer
harus berpikir secara analitis dan konseptual.
5. Manajer
adalah mediator.
6. Manajer
adalah politikus.
7. Manajer
adalah diplomat.
8. Manajer
adalah symbol.
9. Manajer
harus mampu mengambil keputusan yang sulit.
“Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer
yang mampu membuat suatu pekerjaan terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan
yang tinggi di tempat kerja.”
Pengamatan
menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah
seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh
seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh
perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam
keseluruhan fungsi manajemen.
Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer:
Jenis manajer dalam organisasi dapat
diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang pertama Manajer berdasarkan
tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua berdasarkan lingkup kegiatan
organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya. Berdasarkan tingkatan
manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak (top manager),
manajer menengah (middle manager), manajer bawah (lower manager
atau first-line manager), dan pemimpin kelompok (group leader).
Top manager
efektif adalah seorang pemikir strategis yang berorientasi
ke depan yang membuat banyak keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh
persaingan. Manajer puncak ( chief executive officer, chief operational
officer, direktur utama, presiden direktur, vice-president, president) terdiri
dari kelompok yang relatif kecil , bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen
organisasi. Menetapkan kebijakan operasional dan membimbing proses interaksi
dengan lingkungan organisasi. Top manager bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi
penting untuk perubahan, membantu karyawan untuk bertanggung jawab kepada
perusahaan, bertanggung jawab untuk menciptakan budaya posistif organisasi
melalui bahasa dan tindakan dan bertanggung jawab mengamati lingkungan
usahanya.
Middle manager
efektif adalah seorang yang mampu mengembangkan dan
menerapkan rencana kerja yang sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang lebih
tinggi, berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi
kegiatan antar unit dalam organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau
strategi yang diciptakan oleh manajer puncak. Manajer menengah (kepala, manajer
divisi, manajer cabang, manajer pabrik, dekan).
First-Line
Manager efektif adalah seseorang yang mampu mengelola kinerja satu
unit kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan tanggungjawab jangka pendek yang
sesuai dengan rencana middle dan top manager. Manajer lini pertama (supervisor
atau pemimpin kelompok).
Pemimpin Kelompok
adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak
perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan
pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian
sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan
luar dan hubungan dalam kelompok.
Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada
di bawah tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer fungsional dan manajer
umum.
Manajer
fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu
bidang kegiatan tertentu seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia,
akuntansi atau penjualan.
Manajer umum membawahi
semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang, perusahaan terpisah atau
bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi, pemasaran,dan
keuangan sendiri.
Pengertian Organisasi
Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan
melalui pelaksanaan fungsi- fungsi manajemen yang dilakukan seorang
pimpinan
dengan organisasi yang tercipta di perusahaan yag bersangkutan .Jadi
keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur
organisasi
yang dianut.
Organisasi menurut para ahli:
- Organisasi
Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang
melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
- Organisasi
Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan
manusia untuk mencapai tujuan bersama.
- Organisasi
Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja
sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Secara umum organisasi merupakan salah satu sarana
untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
yang dilakukan seorang pemimpin dengan organisasi yang tercipta diperusahaan
yang bersangkutan. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi
terutama struktur organisasi yang dianut.
Kebutuhan perusahaan akan penting nya peranan
organisasi akan di sesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya.Karena
semakin sedikit anggota perusahaan semakin sederhana fungsi-fungsi
pengorganisasian yang dilakukan.Demikian juga kalau perusahaan yang mula-mula
anggotanya sedikit kemudian berkembang sehingga jumlah anggota terus bertambah
semakin banyak maka kebutuhan organisasi semakin besar.
Dari definisi di atas disimpulkan bahwa organisasi
mencakup 3 elemen pokok :
·
Interaksi manusia
·
Kegiatan yang mengarah pada tujuan
·
Struktur organisasi itu sendiri
Prinsip-Prinsip
Organisasi:
Prinsip
dari organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas
struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalah kriteria dari
proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen menyebutkan, statement khusus
terkait dengan prinsip organisasi dalam manajemen. Beberapa prinsip organisasi
itu antara lain :
- Kesatuan Tujuan.
- Divisi Kerja dan
Spesialisasi.
- delegasi
Kewenangan/
- Koordinasi.
- Kesatuan
Komando.
- Fleksibilitas.
- Sederhana.
- Rentang Kendali.
- chain of
Command.
- Prinsip
Pengecualian.
- Wewenang dan
Tanggung Jawab.
- Efisiensi.
- Keseimbangan
yang Wajar.
- Pemisahan fungsi
lini dan staf.
Pola Organisasi:
Pola organisasi dibagi menjadi dua bagian yaitu
organisasi formal dan organisasi informal. Umumnya setiap organisasi formal
biasanya mengandung kedua unsur pola tersebut dimana organisasi formalnya yang
dijadikan pedoman tegas dalam struktur organisasinya. Sedangkan organisasi
informal akan dengan sendirinya muncul karena kebutuhan karyawan untuk
bermasyarakat ataub bersosialisasi dengan dan berhubungan dengan karyawan yang
lain.
Organisasi Formal
Organisasi yang dibentuk secara sadar dan mempunyai
tujuan tertentu yang disadari pula dengan menggunakan sistem tugas, hubungan
wewenang, tanggung jawab maupun pertanggungjawabkan dirancang oleh manajer agar
pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah disepakati berrsama.
Organisasi Informal
Organisasi informal pada struktur organisasi tidak akan
terlihat tetapi akan selalu mengikuti keberadaan organisasi formal. Organisasi
informal ini keberadaanya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis
karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota organisasi formal
(perusahaan).
Organisasi informal merupakan organisasi yang tercipta
karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi
keberadaanya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur
organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama.
Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi:
Sebab keberhasilan dan
kegagalan suatu organisasi sangat berhubungan dengan para anggotanya. Sebab
keberhasilan organisasi karena adanya kerja sama yang baik antara anggota dalam
suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan di dalam organisasi tersebut.
Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern dalam organisasi tersebut.
Peranan Manajer
Dalam Organisasi
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang
manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga
peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :
1). Peran
interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi
dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik
pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
a. Peranan figure bapak (Figurehead)
Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk
menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social, contoh :
memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan surat
resmi,dst.
b. Peranan
Pimpinan (Leader)
Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan
bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas
terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.
c. Peranan
Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu jaringan kontak luar yang
mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh : membalas surat-surat,
melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan puhak-pihak luar.
2) Peran
informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian,
penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi
dan juru bicara.
a. Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat
bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan periodik dan
laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
b. Penyebar (Disseminator)
Manajer mendistribusikan informasi yang
diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu
mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk
maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.
c. Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan
informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan
informasi ke media.
3). Peran
pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan
informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat
kesempatan yang ada.
a. Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil keputusan-keputusan penting
seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha dll, contoh : rapat
strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek
perbaikan.
b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)
Manajer diharapkan bisa menyelesaikan
gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh : mengorganisasikan strategi dan
sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.
c. Pengalokasi
sumberdaya (Resource Allocator)
Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang
terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien, contoh :
penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang
melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
d. Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang
berkaitan, contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.
Sumber:
